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To-do-Liste in Excel: Vorlage und Anleitung

Von Redaktion todocompass, Stand 7. November 2026

Eine To-do-Liste in Excel braucht vier Spalten (Aufgabe, Frist, Priorität, Status) und zwei Formeln: eine für den Fortschritt, eine Regel, die überfällige Aufgaben rot färbt. Beides baust du mit der Anleitung unten selbst nach. Wenn du lieber gleich loslegst, stell dir die fertige Tabelle im Baukasten zusammen.

Excel-Vorlage

Excel (.xlsx)
Einstellungen
Variante
Ausschnitt der Excel-Vorlage
ABCDEFG
1AufgabeFristPrioritätStatusNotiz0%
20
3
4
5
G1, Fortschritt
=WENNFEHLER(ZÄHLENWENN(D2:D200;"erledigt")/ANZAHL2(A2:A200);0)
Status in Spalte D
Auswahlliste offen, läuft, erledigt
Farben
überfällige Fristen rot, erledigte Zeilen grau

Excel-Tabelle mit Aufgabe, Frist, Priorität, Status, Notiz

Excel (.xlsx)

Lizenz: privat und beruflich frei nutzbar und ausdruckbar; Weiterverkauf und Anbieten als eigene Vorlage sind nicht erlaubt.

Die Datei gibt es in festen Varianten, diese passt am besten zu deiner Auswahl: To-do-Liste in Excel. Ohne Mail-Adresse, ohne Anmeldung.

Alle Dateien

  • To-do-Liste in Excel.xlsx
  • To-do-Liste in Excel mit Spalte Zuständig.xlsx
  • Einkaufsliste in Excel mit Menge.xlsx

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Deine Auswahl steckt im Link.

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To-do-Liste in Excel in sechs Schritten
To-do-Liste in Excel in sechs SchrittenSechs Schritte zur To-do-Liste in Excel mit dem jeweiligen Menüpfad: Spalten anlegen (Rechtsklick, Zellen formatieren, Datum), als Tabelle formatieren (Start > Als Tabelle formatieren), Status als Auswahlliste (Daten > Datenüberprüfung), Fortschritt in Prozent mit ZÄHLENWENN, überfällige Fristen rot markieren (Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel), sortieren und filtern über die Filter-Pfeile der Tabelle.Schritt 1: SpaltenanlegenRechtsklick, Zellenformatieren, DatumSchritt 2: AlsTabelle formatierenStart > Als TabelleformatierenSchritt 3: Statusals AuswahllisteDaten >DatenüberprüfungSchritt 4:Fortschritt inProzentZÄHLENWENN zählt dieZeilen mit „erledigt“Schritt 5:Überfällige Fristenrot markierenStart > BedingteFormatierung > NeueRegelSchritt 6: Sortierenund filternÜber die Filter-Pfeileder Tabelle
To-do-Liste in Excel in sechs SchrittenSechs Schritte zur To-do-Liste in Excel mit dem jeweiligen Menüpfad: Spalten anlegen (Rechtsklick, Zellen formatieren, Datum), als Tabelle formatieren (Start > Als Tabelle formatieren), Status als Auswahlliste (Daten > Datenüberprüfung), Fortschritt in Prozent mit ZÄHLENWENN, überfällige Fristen rot markieren (Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel), sortieren und filtern über die Filter-Pfeile der Tabelle.Schritt 1: Spalten anlegenRechtsklick, Zellen formatieren, DatumSchritt 2: Als Tabelle formatierenStart > Als Tabelle formatierenSchritt 3: Status als AuswahllisteDaten > DatenüberprüfungSchritt 4: Fortschritt in ProzentZÄHLENWENN zählt die Zeilen mit„erledigt“Schritt 5: Überfällige Fristen rotmarkierenStart > Bedingte Formatierung > NeueRegelSchritt 6: Sortieren und filternÜber die Filter-Pfeile der Tabelle
  1. Schritt 1: Spalten anlegen: Rechtsklick, Zellen formatieren, Datum (weiter zu: Schritt 2: Als Tabelle formatieren)
  2. Schritt 2: Als Tabelle formatieren: Start > Als Tabelle formatieren (weiter zu: Schritt 3: Status als Auswahlliste)
  3. Schritt 3: Status als Auswahlliste: Daten > Datenüberprüfung (weiter zu: Schritt 4: Fortschritt in Prozent)
  4. Schritt 4: Fortschritt in Prozent: ZÄHLENWENN zählt die Zeilen mit „erledigt“ (weiter zu: Schritt 5: Überfällige Fristen rot markieren)
  5. Schritt 5: Überfällige Fristen rot markieren: Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel (weiter zu: Schritt 6: Sortieren und filtern)
  6. Schritt 6: Sortieren und filtern: Über die Filter-Pfeile der Tabelle
Grafik: todocompass
Grafik einbetten

Schritt 1: Spalten anlegen

Schreib in die erste Zeile diese Überschriften, ab Zelle A1:

A B C D E
Aufgabe Frist Priorität Status Notiz

Formuliere jede Aufgabe mit einem Verb, etwa „Angebot an Firma Meier schicken“. Dann weißt du beim Lesen sofort, was zu tun ist. Die Spalte Frist formatierst du als Datum (Rechtsklick, Zellen formatieren, Datum).

Arbeitest du mit anderen, ergänze eine Spalte „Zuständig“. Für eine Einkaufsliste tauschst du Frist gegen „Menge“ und lässt Schritt 5 weg.

Ausgedruckte Wochenplan-Vorlagen auf dem Schreibtisch, eine Hand hakt mit grünem Fineliner ab

Schritt 2: Als Tabelle formatieren

Markiere die Überschriften und ein paar leere Zeilen darunter. Wähle dann Start > Als Tabelle formatieren und bestätige, dass die Tabelle Überschriften hat. Das bringt dir zwei Dinge: Filter-Pfeile in jeder Spalte und Formeln, die sich beim Hinzufügen neuer Zeilen automatisch nach unten fortsetzen.

Schritt 3: Status als Auswahlliste

Damit überall dieselben Wörter stehen, gibst du den Status nicht frei ein, sondern wählst ihn aus.

  1. Markiere die Zellen der Spalte D unterhalb der Überschrift.
  2. Wähle Daten > Datenüberprüfung.
  3. Stell unter Zulassen „Liste“ ein.
  4. Trag unter Quelle offen;läuft;erledigt ein. Trennt deine Excel-Version Listen mit Kommas, nimm Kommas statt Semikolons.

Für die Priorität in Spalte C gehst du genauso vor, etwa mit A;B;C oder hoch;mittel;niedrig. Wie du sinnvoll nach Wichtigkeit sortierst, steht bei den Methoden zum Priorisieren.

Schritt 4: Fortschritt in Prozent

Schreib in eine freie Zelle neben der Tabelle, etwa G1, diese Formel:

=WENNFEHLER(ZÄHLENWENN(D2:D200;"erledigt")/ANZAHL2(A2:A200);0)

ZÄHLENWENN zählt die Zeilen mit „erledigt“, ANZAHL2 zählt alle ausgefüllten Aufgaben. WENNFEHLER sorgt dafür, dass bei einer leeren Liste 0 statt einer Fehlermeldung erscheint. Formatiere G1 als Prozent. Wer mag, setzt daneben =ANZAHL2(A2:A200)-ZÄHLENWENN(D2:D200;"erledigt") als Zahl der offenen Aufgaben.

Schritt 5: Überfällige Fristen rot markieren

  1. Markiere den Bereich A2:E200.
  2. Wähle Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel.
  3. Wähle „Formel für die Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
  4. Trag ein: =UND($B2<>"";$B2<HEUTE();$D2<>"erledigt")
  5. Wähle unter Formatieren eine rote Füllung und bestätige.

Die Dollarzeichen vor B und D halten die Spalten fest, sodass die ganze Zeile rot wird. Eine zweite Regel mit =$D2="erledigt" und grauer Schrift lässt erledigte Aufgaben in den Hintergrund treten, ohne dass du sie löschen musst.

Schritt 6: Sortieren und filtern

Über die Filter-Pfeile der Tabelle blendest du erledigte Zeilen aus (Status, Häkchen bei „erledigt“ entfernen) oder sortierst nach Frist, damit das Dringende oben steht. So bleibt die Liste lang genug für alles, und du siehst trotzdem nur, was heute zählt.

Abhaken mit Kontrollkästchen

Statt der Status-Spalte kannst du in Microsoft 365 Kontrollkästchen direkt in die Zellen setzen: Bereich markieren, dann im Menü Einfügen das Kontrollkästchen wählen. Laut Microsoft (Stand Januar 2026) ist die Funktion für Windows und macOS sowie für Excel im Web, auf dem iPad, unter iOS und Android ausgerollt. Ein Haken steht in der Zelle als WAHR, ein leeres Kästchen als FALSCH. Damit passt du die Formeln an, wenn die Kästchen in Spalte D stehen:

=WENNFEHLER(ZÄHLENWENN(D2:D200;WAHR)/ANZAHL2(A2:A200);0)

Für die rote Markierung tauschst du in der Regel aus Schritt 5 den Teil $D2<>"erledigt" gegen $D2<>WAHR. In älteren Excel-Versionen gibt es nur die Formular-Steuerelemente über die Entwicklertools, die umständlicher sind. Dort ist die Status-Auswahl aus Schritt 3 die einfachere Lösung.

Wann Excel nicht das richtige Werkzeug ist

Excel spielt seine Stärken aus, wenn du viele Aufgaben mit Fristen sortieren und filtern willst. Für den Alltag unterwegs ist eine Tabelle auf dem Handy mühsam. Dann ist eine To-do-Liste zum Ausdrucken oder eine Liste im Browser schneller. Für die Planung einer ganzen Woche mit Terminen nimmst du besser den Wochenplan. Alle Formate im Vergleich zeigt der Überblick über die Vorlagen, Werkzeuge ohne Datei findest du in der Übersicht der Werkzeuge. Wenn du mehrere Geräte und Erinnerungen brauchst, lohnt ein Blick auf die To-do-Apps.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine To-do-Liste in Excel? Lege Spalten für Aufgabe, Frist, Priorität und Status an und formatiere den Bereich als Tabelle. Für den Status richtest du über Daten > Datenüberprüfung eine Auswahlliste ein. ZÄHLENWENN rechnet den Fortschritt aus, eine bedingte Formatierung färbt überfällige Aufgaben rot.

Wie kann ich in Excel Aufgaben abhaken? Entweder über eine Status-Spalte mit Auswahlliste (offen, läuft, erledigt) oder mit Kontrollkästchen. Die Kontrollkästchen direkt in der Zelle fügst du in aktuellen Microsoft-365-Versionen über das Menü Einfügen ein.

Quellen