Eisenhower-Matrix: Aufgaben in 4 Felder sortieren
Die Eisenhower-Matrix sortiert jede Aufgabe nach zwei Fragen: Ist sie wichtig? Ist sie dringend? So landet sie in einem von vier Feldern, und jedes Feld sagt dir, was du damit tust: sofort erledigen, einplanen, abgeben oder streichen. Du kannst die Matrix unten direkt mit deinen eigenen Aufgaben füllen.
Die Matrix mit deinen Aufgaben ausfüllen
Meine Matrix
0 Aufgaben1: Sofort selbst erledigen 0
wichtig, dringend
Das erledigst du heute, selbst.
2: Termin dafür setzen 0
wichtig, nicht dringend
Gib jeder Aufgabe aus diesem Feld einen festen Termin im Kalender.
3: Abgeben oder kurz halten 0
nicht wichtig, dringend
Gib es ab, wenn das geht. Wenn nicht, halte es kurz und erledige es gebündelt.
4: Streichen 0
nicht wichtig, nicht dringend
Wenn das schwerfällt, schreib es auf eine Später-Liste.
Einbetten
Deine Aufgaben stehen noch nirgends? Dann sammle sie zuerst in deiner eigenen To-do-Liste und hol sie von dort in die Matrix.
Eisenhower-Matrix als Vorlage
Du willst lieber auf Papier sortieren? Lade die Matrix oben leer als Bild herunter und druck sie aus. Weitere Vorlagen zum Ausdrucken, vom Tagesplan bis zur Wochenübersicht, findest du bei den Vorlagen für Listen und Pläne.
Was bedeuten die vier Felder?
| Wichtigkeit | Dringend | Nicht dringend |
|---|---|---|
| Wichtig | 1: Sofort selbst erledigen | 2: Termin dafür setzen |
| Nicht wichtig | 3: Abgeben oder kurz halten | 4: Streichen |
Feld 1, wichtig und dringend: Die Frist ist nah und die Folgen sind spürbar. Die Steuererklärung, die morgen fällig ist. Das kranke Kind. Das erledigst du heute, selbst.
Feld 2, wichtig, aber nicht dringend: Hier liegen die Dinge, die langfristig zählen und nie von allein drängeln: Sport, die Bewerbung, das Gespräch über die Arbeitsteilung zu Hause. Weil niemand danach fragt, rutschen sie immer nach hinten. Gib jeder Aufgabe aus diesem Feld einen festen Termin im Kalender.
Feld 3, dringend, aber nicht wichtig: Jemand will sofort etwas von dir, aber deine Ziele hängen nicht daran. Viele Anrufe, manche Mails, die Rückfrage zu einem Termin. Gib es ab, wenn das geht. Wenn nicht, halte es kurz und erledige es gebündelt.
Feld 4, weder wichtig noch dringend: Streichen. Wenn das schwerfällt, schreib es auf eine Später-Liste und schau in einem Monat, ob es noch jemanden interessiert.
- Jede Aufgabe: nach zwei Fragen (weiter zu: Ist sie wichtig?)
- Ist sie wichtig? (ja: Ist sie dringend?; nein: Ist sie dringend?)
- Ist sie dringend? (ja: Feld 1, wichtig und dringend; nein: Feld 2, wichtig, aber nicht dringend)
- Ist sie dringend? (ja: Feld 3, dringend, aber nicht wichtig; nein: Feld 4, weder wichtig noch dringend)
- Feld 1, wichtig und dringend: Sofort selbst erledigen
- Feld 2, wichtig, aber nicht dringend: Termin dafür setzen
- Feld 3, dringend, aber nicht wichtig: Abgeben oder kurz halten
- Feld 4, weder wichtig noch dringend: Streichen
Beispiele aus dem Alltag
Eine Woche mit Job und Familie könnte so aussehen:
- Feld 1: Kita-Anmeldung abgeben (Frist morgen), Präsentation für das Meeting um 14 Uhr fertig machen.
- Feld 2: Zahnarzttermin für die Kontrolle ausmachen, Unterlagen für die Steuer sortieren, zwei Laufrunden in den Kalender eintragen.
- Feld 3: Rückruf wegen der Sammelbestellung im Büro, Termin für das Elterncafé abstimmen.
- Feld 4: Alte Fotos auf dem Handy sortieren, den dritten Newsletter dieser Woche lesen.
Im Studium sieht es ähnlich aus: Die Hausarbeit, deren Abgabe in zwei Tagen ist, gehört in Feld 1. Die Klausurvorbereitung, die erst in sechs Wochen ansteht, gehört in Feld 2, und genau dort entscheidet sich, ob es am Ende eng wird.
Woher kommt die Eisenhower-Matrix?
Der Name geht auf eine Rede zurück, die Dwight D. Eisenhower am 19. August 1954 vor der Vollversammlung des Ökumenischen Rates der Kirchen in Evanston (Illinois) hielt. Er zitierte dort einen früheren Hochschulpräsidenten, ohne dessen Namen zu nennen: Er habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden seien nicht wichtig, die wichtigen nie dringend.
Eine Matrix kommt in der Rede nicht vor. Die vier Felder haben erst später Zeitmanagement-Autoren aus der Unterscheidung gemacht. Dass Eisenhower selbst mit einer Matrix aus vier Feldern gearbeitet hat, ist nicht belegt.
Was spricht gegen die Matrix?
Eine Studie, die die Eisenhower-Matrix selbst prüft, haben wir nicht gefunden. An diesen Stellen stößt sie nach unserer Einschätzung an Grenzen:
- Alles landet in Feld 1. Wer unter Druck steht, hält fast jede Aufgabe für wichtig und dringend. Dann sortiert die Matrix nichts. Hilfe: Frag bei jeder Aufgabe „Was passiert, wenn ich das erst nächste Woche mache?“
- Abgeben geht nicht immer. Feld 3 setzt voraus, dass es jemanden gibt, an den du abgeben kannst. Allein Lebende oder Selbstständige haben das oft nicht.
- Reihenfolge und Abhängigkeiten fehlen. Die Matrix sagt dir, was wichtig ist, aber nicht, was zuerst kommen muss. Für die Tagesreihenfolge brauchst du eine zweite Methode, etwa Eat the Frog für die unangenehmste Aufgabe zuerst oder die ALPEN-Methode für einen Tagesplan mit Puffer.
Trotzdem hilft sie gut dabei, Dringendes nicht mit Wichtigem zu verwechseln. Wenn dir die Matrix zu grob ist, findest du weitere Methoden zum Priorisieren im Vergleich, von der ABC-Analyse bis zur 1-3-5-Regel. Alle Methoden mit Belegstand stehen in der Übersicht der Zeitmanagement-Methoden.
Häufige Fragen
Was ist das Eisenhower-Prinzip, einfach erklärt? Du fragst bei jeder Aufgabe zweimal: Ist sie wichtig? Ist sie dringend? Aus den Antworten ergeben sich vier Felder: sofort selbst erledigen, einen Termin dafür setzen, abgeben oder kurz halten, streichen.
Hat Eisenhower die Eisenhower-Matrix erfunden? Nein. Eisenhower zitierte 1954 in einer Rede einen früheren Hochschulpräsidenten, der wichtige und dringende Probleme unterschied. Die Matrix mit vier Feldern haben erst später Zeitmanagement-Autoren daraus gemacht.
Was ist der Unterschied zwischen wichtig und dringend? Wichtig ist, was dich deinen Zielen näher bringt oder Schaden abwendet. Dringend ist, was eine nahe Frist hat oder jemand sofort von dir will. Eine Aufgabe kann das eine sein, ohne das andere zu sein.
Quellen
- Quote Investigator: Urgent and Important, Stand 2014-05-09