ALPEN-Methode mit Beispiel
Die ALPEN-Methode ist eine Tagesplanung in fünf Schritten, die nur ein paar Minuten dauert. Du schreibst deine Aufgaben auf, schätzt ihre Länge, lässt Puffer frei, entscheidest, was heute wirklich dran ist, und schaust abends nach, was geklappt hat. Die Methode geht auf den Zeitmanagement-Autor Lothar Seiwert zurück.
Die fünf Schritte
A wie Aufgaben aufschreiben. Notiere alles, was heute ansteht: Aufgaben, Termine, Dinge, die du dir vorgenommen hast. Was auf dem Papier steht, musst du nicht mehr im Kopf behalten.
L wie Länge schätzen. Schreib hinter jede Aufgabe, wie lange sie dauert. Erst dann merkst du, ob der Tag überhaupt reicht. Für Termine nimmst du die echte Dauer plus Weg.
P wie Pufferzeiten einplanen. Verplane nicht den ganzen Tag. Die Faustregel heißt 60/40: etwa 60 Prozent der Zeit für Aufgaben und Termine, etwa 40 Prozent frei für Unvorhergesehenes, Pausen und Gespräche.
E wie Entscheidungen treffen. Wenn die Zeit nicht reicht, und das ist fast immer so, entscheidest du jetzt, was heute dran ist und was wartet. Setz dir höchstens drei Tagesprioritäten. Was nicht passt, verschiebst du, gibst es ab oder streichst es.
N wie Nachkontrolle. Am Ende des Tages schaust du kurz zurück: Hast du die Prioritäten geschafft? Hat der Puffer gereicht? Wo hast du dich verschätzt? Was offen ist, wandert in den Plan für morgen.
- A wie Aufgaben aufschreiben: Notiere alles, was heute ansteht. (weiter zu: L wie Länge schätzen)
- L wie Länge schätzen: Schreib hinter jede Aufgabe, wie lange sie dauert. (weiter zu: P wie Pufferzeiten einplanen)
- P wie Pufferzeiten einplanen: Verplane nicht den ganzen Tag. (weiter zu: E wie Entscheidungen treffen)
- E wie Entscheidungen treffen: Setz dir höchstens drei Tagesprioritäten. (weiter zu: N wie Nachkontrolle)
- N wie Nachkontrolle: Was offen ist, wandert in den Plan für morgen. (Plan für morgen: zurück zu A wie Aufgaben aufschreiben)
Die Puffer-Rechnung 60/40
So rechnest du deinen Puffer für einen Arbeitstag von 8 Stunden aus:
| Anteil | Zeit | |
|---|---|---|
| Verplant (Aufgaben und Termine) | 60 % | 4 Stunden 48 Minuten |
| Puffer (Unerwartetes, Pausen, Gespräche) | 40 % | 3 Stunden 12 Minuten |
Bei einem halben Tag mit 4 Stunden heißt das: 2 Stunden 24 Minuten verplanen, 1 Stunde 36 Minuten frei lassen.
Mein ALPEN-Tag
0 von 3 TagesprioritätenVerplant: 0 Minuten von 4 Stunden 48 Minuten (60-Prozent-Grenze bei 8 Stunden). Puffer: 3 Stunden 12 Minuten.
Noch 4 Stunden 48 Minuten frei bis zur Grenze.
Heute
Schreib auf, was heute ansteht, und schätz die Länge.
Abends: Nachkontrolle
Trag ein, wie lange es wirklich gedauert hat. So siehst du, wo du dich verschätzt.
| Aufgabe | Geschätzt | Tatsächlich | Abweichung |
|---|---|---|---|
Ein Beispiel
Du hast heute 8 Stunden Arbeitszeit. Nach Schritt A und L steht auf deinem Zettel:
| Aufgabe | Geschätzte Länge |
|---|---|
| Teamtermin | 60 Minuten |
| Angebot für Kunde fertig schreiben | 90 Minuten |
| Rechnungen prüfen | 45 Minuten |
| Präsentation für Donnerstag | 120 Minuten |
| Mails beantworten | 45 Minuten |
| Ablage sortieren | 30 Minuten |
| Bewerbungsgespräch vorbereiten | 60 Minuten |
Zusammen sind das 7 Stunden 30 Minuten. Nach der 60/40-Regel kannst du aber nur 4 Stunden 48 Minuten verplanen. Also musst du in Schritt E entscheiden.
Deine drei Prioritäten: das Angebot (Frist heute), der Teamtermin (steht fest) und die Präsentation, an der du heute 90 Minuten arbeitest statt 120. Dazu 45 Minuten Mails. Das sind 4 Stunden 45 Minuten, knapp unter der Grenze. Rechnungen, Ablage und die Vorbereitung für das Gespräch kommen morgen dran.
Abends bei N stellst du fest: Das Angebot hat 2 Stunden gedauert statt 90 Minuten. Den Rest hat der Puffer aufgefangen. Für morgen schätzt du Angebote großzügiger.
Wer lieber auf Papier plant, nimmt einen Tagesplan zum Ausdrucken und schreibt die geschätzte Dauer hinter jede Aufgabe.
Vor- und Nachteile
Was für ALPEN spricht: Die Methode ist schnell gelernt und braucht morgens nur ein paar Minuten. Das Schätzen der Länge zeigt dir früh, dass der Tag zu voll ist, und nicht erst um 17 Uhr. Durch die Nachkontrolle wirst du mit der Zeit besser im Schätzen.
Was dagegen spricht: Der Puffer von 40 Prozent ist an vielen Tagen nicht realistisch. Das SchreibCenter der TU Darmstadt schreibt, dass sich das Verhältnis oft nicht einhalten lässt und eher als Orientierung dient. Außerdem schaut ALPEN nur auf einen Tag. Für Wochen und große Projekte brauchst du mehr.
Eine Studie, die die ALPEN-Methode prüft, haben wir nicht gefunden. Sie ist eine Faustregel. Wenn dir 60/40 zu viel Luft lässt, starte mit 70/30 und schau bei der Nachkontrolle, ob es gereicht hat.
Häufige Fragen
Wofür steht ALPEN? A für Aufgaben aufschreiben, L für Länge schätzen, P für Pufferzeiten einplanen, E für Entscheidungen treffen und N für Nachkontrolle.
Was ist die 60/40-Regel? Eine Faustregel der ALPEN-Methode: Du verplanst höchstens etwa 60 Prozent deiner Zeit und hältst rund 40 Prozent frei für Unvorhergesehenes, Pausen und Gespräche.
Wer hat die ALPEN-Methode entwickelt? Die Methode geht auf den Zeitmanagement-Autor Lothar Seiwert zurück. Er beschrieb sie unter anderem 1995 in seinem Buch „Das 1x1 des Zeitmanagement“.
Was sind die Nachteile der ALPEN-Methode? Der Puffer von 40 Prozent ist an vielen Tagen schlicht nicht da, etwa bei voll getakteten Arbeitstagen. Außerdem plant ALPEN nur einen Tag und sagt wenig darüber, wie du Prioritäten setzt.
Quellen
- TU Darmstadt, SchreibCenter: Zeitmanagement, ALPEN-Methode (PDF), Stand 2019-10-02
- Wikipedia: ALPEN-Methode, Stand 2026-11-07