Time Blocking: den Tag in Blöcke planen
Beim Time Blocking gibst du jeder Aufgabe einen festen Zeitblock im Kalender, statt sie nur auf eine Liste zu schreiben. Aus „Bericht schreiben“ wird „9 bis 11 Uhr: Bericht schreiben“. So siehst du schon am Vorabend, ob dein Tag überhaupt reicht, und Kleinkram frisst dir seltener die Zeit für das Wichtige weg.
So planst du deinen Tag in Blöcken
- Feste Termine eintragen. Meetings, Arzt, Kita-Abholung. Sie stehen schon fest und bestimmen, wie viel Platz bleibt.
- Aufgaben mit Dauer schätzen. Schreib hinter jede Aufgabe deiner Liste, wie lange sie ungefähr dauert.
- Wichtiges zuerst in den Kalender. Die Aufgaben, die Konzentration brauchen, bekommen die Zeit, in der du am wachsten bist.
- Kleinkram bündeln. Mails, Rückrufe und Bestellungen kommen in einen oder zwei Sammelblöcke, statt den Tag zu zerstückeln.
- Puffer lassen. Plane nicht jede Minute. Lücken fangen auf, was länger dauert oder unerwartet dazukommt.
- Abends nachsteuern. Was nicht fertig wurde, bekommt einen neuen Block, nicht einfach einen Platz auf der Liste von morgen.
Mein Tag in Blöcken
0 EinträgeGeplant: 0 min von 10 h
Frei als Puffer: 10 Stunden.
| Uhrzeit | Termine und Aufgaben |
|---|---|
| 8:00 | |
| 8:30 | |
| 9:00 | |
| 9:30 | |
| 10:00 | |
| 10:30 | |
| 11:00 | |
| 11:30 | |
| 12:00 | |
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| 13:00 | |
| 13:30 | |
| 14:00 | |
| 14:30 | |
| 15:00 | |
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| 16:00 | |
| 16:30 | |
| 17:00 | |
| 17:30 |
- Feste Termine eintragen: Meetings, Arzt, Kita-Abholung. (weiter zu: Aufgaben mit Dauer schätzen)
- Aufgaben mit Dauer schätzen: wie lange sie ungefähr dauert (weiter zu: Wichtiges zuerst in den Kalender)
- Wichtiges zuerst in den Kalender: die Zeit, in der du am wachsten bist (weiter zu: Kleinkram bündeln)
- Kleinkram bündeln: Mails, Rückrufe und Bestellungen kommen in einen oder zwei Sammelblöcke (weiter zu: Puffer lassen)
- Puffer lassen: Plane nicht jede Minute. (weiter zu: Abends nachsteuern)
- Abends nachsteuern: Was nicht fertig wurde, bekommt einen neuen Block (Morgen planen: zurück zu Feste Termine eintragen)
Ein Beispieltag
So könnte ein Arbeitstag im Büro aussehen, wenn du morgens am konzentriertesten bist:
| Zeit | Block |
|---|---|
| 8:30 bis 9:00 | Mails und Nachrichten |
| 9:00 bis 11:00 | Angebot für Kunde schreiben |
| 11:00 bis 11:30 | Puffer |
| 11:30 bis 12:30 | Teamtermin |
| 12:30 bis 13:15 | Mittagspause |
| 13:15 bis 14:45 | Präsentation vorbereiten |
| 14:45 bis 15:15 | Rückrufe, Bestellungen, Kleinkram |
| 15:15 bis 16:00 | Puffer |
| 16:00 bis 16:30 | Morgen planen |
Für längere Konzentrationsblöcke kannst du innerhalb eines Blocks mit dem Pomodoro Timer arbeiten und so die Fokuszeit messen. Wer lieber auf Papier plant, nimmt eine Tagesplan Vorlage und trägt die Blöcke von Hand ein.
Time Blocking, Timeboxing, Task Batching
Die Begriffe werden oft durcheinander benutzt. Wenn man sie trennt, dann so:
- Time Blocking: Du teilst den ganzen Tag in Blöcke und legst fest, was in welchen Block gehört.
- Timeboxing: Eine Aufgabe bekommt eine feste Zeitgrenze. Ist die Zeit um, hörst du auf, auch wenn es noch nicht perfekt ist. Hilft gegen Perfektionismus.
- Task Batching: Gleichartige Kleinaufgaben werden in einem Block gesammelt, etwa alle Rückrufe am Stück.
In der Praxis mischst du das: Ein Tag in Blöcken, darin ein Sammelblock für Kleinkram und für die Präsentation eine feste Grenze von 90 Minuten.
Was ist belegt?
Time Blocking hat keinen einzelnen Erfinder, es ist schlicht Kalenderplanung in festen Blöcken. Eine eigene Studie zur Wirksamkeit haben wir nicht gefunden. Belegt ist ein Grundgedanke dahinter: In Versuchen von Masicampo und Baumeister (2011) lenkten unerledigte Ziele weniger ab, sobald die Teilnehmenden einen konkreten Plan dafür aufgeschrieben hatten. Ein Zeitblock im Kalender ist so ein konkreter Plan.
Wo Time Blocking an Grenzen stößt
Starre Pläne brechen, sobald der Tag anders läuft: ein krankes Kind, ein Notfall im Job, eine Schicht, die getauscht wird. Wenn das bei dir oft passiert, plane weniger Blöcke und mehr Puffer, oder plane nur den Vormittag fest. Wie viel Puffer sinnvoll ist, rechnet die ALPEN-Methode konkret vor, wenn du Pufferzeiten einplanen willst.
Andere Wege, deinen Tag zu ordnen, findest du bei den Zeitmanagement-Methoden.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Time Blocking und Timeboxing? Beide Begriffe werden oft gleich benutzt. Wer sie trennt, meint mit Time Blocking das Einteilen des ganzen Tages in Blöcke und mit Timeboxing eine feste Zeitgrenze für eine einzelne Aufgabe, nach der du aufhörst, auch wenn sie nicht fertig ist.
Brauche ich für Time Blocking eine App? Nein. Ein Papierkalender, ein Tagesplan zum Ausdrucken oder der Kalender auf dem Handy reichen. Wichtig ist nur, dass du die Blöcke einträgst, bevor der Tag beginnt.
Wie lang sollte ein Zeitblock sein? Eine belegte Regel dafür haben wir nicht gefunden. Nach unserer Einschätzung sind 60 bis 120 Minuten für Aufgaben, die Konzentration brauchen, ein guter Startpunkt, für Kleinkram reichen gesammelte Blöcke von 30 Minuten.