Microsoft To Do: Aufgaben in Teams und Outlook
In Microsoft Teams findest du deine Aufgaben in der App Planner. Deine persönlichen Listen aus To Do stehen dort unter „Meine Pläne“, Aufgaben, die dir in geteilten Listen zugewiesen wurden, unter „Meine Aufgaben“ im Bereich „Mir zugewiesen“. Microsoft To Do selbst ist laut Microsoft mit einem Microsoft-Konto kostenlos.
Diese Anleitung beruht auf Microsofts eigenen Hilfeseiten, abgerufen am 07.11.2026. Ältere Seiten sprechen noch von der „Aufgaben-App“ in Teams, die aktuelle Anleitung nennt sie Planner.
Wie To Do, Planner, Teams und Outlook zusammenhängen
- Outlook: eine mit Flagge markierte E-Mail wird zur Aufgabe (weiter zu: Microsoft To Do; weiter zu: Planner in Teams)
- Microsoft To Do: einzelne Aufgaben und Freigabelisten (weiter zu: Outlook; weiter zu: Planner in Teams)
- Planner: Teamarbeit: Aufgaben in Buckets, mit Start- und Fälligkeitsdatum (weiter zu: Planner in Teams)
- Planner in Teams: Unter „Meine Aufgaben“ stehen
- Private Aufgaben
- Mir zugewiesen
- Gekennzeichnete E-Mails
- Alle
Ein Pfeil heißt: Die Aufgabe erscheint zusätzlich dort.
| Werkzeug | Wofür laut Microsoft | Wo die Aufgaben noch auftauchen |
|---|---|---|
| Microsoft To Do | einzelne Aufgaben und Freigabelisten | in Outlook-Aufgaben und in Teams |
| Planner | Teamarbeit: Aufgaben in Buckets, mit Start- und Fälligkeitsdatum | in Teams |
| Outlook | eine mit Flagge markierte E-Mail wird zur Aufgabe | in To Do unter „gekennzeichnete E-Mails“, in Teams unter „Gekennzeichnete E-Mails“ |
| Planner in Teams | zeigt Listen aus To Do, Pläne aus Planner und gekennzeichnete E-Mails an einem Ort | Ansichten „Meine Pläne“ und „Meine Aufgaben“ |
| Project | komplexere Projekte mit Abhängigkeiten oder Kosten | in Teams über die Project-App |
So findest du dich in Planner in Teams zurecht, laut der Anleitung zu Planner in Teams: Unter „Meine Pläne“ erscheinen alle Pläne, auch die Listen, die du in To Do angelegt hast. Der Filter „Persönliches“ zeigt nur deine persönlichen Pläne und Listen. Unter „Meine Aufgaben“ stehen „Private Aufgaben“, „Mir zugewiesen“ (dazu gehören Aufgaben aus freigegebenen Listen in To Do), „Gekennzeichnete E-Mails“ und „Alle“.
To Do oder Planner?
Microsoft trennt das so: Arbeitest du allein, nimm To Do. Für ein einfaches Teamprojekt mit wenigen Ergebnissen und Abhängigkeiten empfiehlt Microsoft Planner, für komplexe Projekte mit Abhängigkeiten oder Kosten Project.
Im Alltag heißt das: Deine eigene Liste für die Woche gehört in To Do. Sobald mehrere Leute an einem Ziel arbeiten und du sehen willst, wer was bis wann erledigt, leg einen Plan in Planner an. Beim Anlegen kannst du den Plan einer Microsoft-365-Gruppe zuordnen. Ohne Gruppe entsteht laut Microsoft ein persönlicher Plan, mit Gruppe ein freigegebener.
Planner in Teams hinzufügen
- Wähl in Teams „Weitere Apps anzeigen“.
- Such in der Suchleiste nach Planner.
- Klick auf „Hinzufügen“.
Taucht Planner nicht auf, ist die App laut Microsoft in deiner Organisation vielleicht abgeschaltet. Dann wende dich an deine IT-Administration.
Teams-Aufgaben erstellen und zuweisen
In Planner in Teams legst du unter „Private Aufgaben“ schnell eine Aufgabe an, die noch zu keinem Plan gehört. Über das Menü „Weitere Aktionen“ verschiebst du sie später in einen Plan. Wenn dir jemand eine Aufgabe zuweist, bekommst du eine Benachrichtigung und findest sie unter „Mir zugewiesen“. So weist du in einem Plan eine Aufgabe zu, laut Planner-Hilfe:
- Gib einen Aufgabennamen ein.
- Wähl „Zuweisen“ und dann ein Mitglied des Plans aus der Liste.
- Steht die Person nicht in der Liste, gib ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse ins Suchfeld ein.
Eine Aufgabe kannst du bis zu 11 Personen zuweisen. Umverteilen geht, indem du das Board nach „Zugewiesen an“ gruppierst und Aufgaben in die Spalte einer anderen Person ziehst.
Eine Liste in To Do freigeben und Aufgaben zuweisen
- Öffne in Microsoft To Do die Liste, die du teilen willst.
- Wähl „Freigeben“ und schick die Einladung an die andere Person.
- Warte, bis sie der Liste beigetreten ist. Vorher kannst du ihr nichts zuweisen.
- Öffne eine Aufgabe in der Detailansicht und weise sie der Person zu.
- Die Person findet die Aufgabe in ihrer Liste „Mir zugewiesen“.
Wer mit wem teilen darf, regelt das Konto. Laut Microsoft geht das zwischen privaten Microsoft-Konten und zwischen Konten derselben Organisation. Eine Liste, die einem Arbeits- oder Schulkonto gehört, ist für Personen außerhalb dieser Organisation nicht verfügbar. Wenn du Listen mit Partner oder Familie führen willst, nimm also dein privates Konto. Welche anderen Apps Listen teilen und wo dort die Grenzen liegen, zeigt der Vergleich der Apps für gemeinsame Listen.
Wenn der Beitritt zur Liste nicht möglich ist
Microsoft nennt zwei Gründe:
- Die Liste wurde gelöscht, bevor du beitreten konntest. Dann siehst du eine Fehlermeldung und sollst dich an die Person wenden, die die Liste geteilt hat.
- Die Liste gehört einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto und du bist nicht in derselben Organisation.
Im zweiten Fall hilft kein neuer Link. Leg die Liste stattdessen mit einem privaten Konto neu an und teile sie von dort.
Wenn Microsoft To Do nicht synchronisiert
Eine offizielle Hilfeseite von Microsoft zur Fehlersuche bei der Synchronisierung haben wir nicht gefunden (Stand 07.11.2026). Prüf zuerst, ob du auf allen Geräten mit demselben Konto angemeldet bist. Danach bring die App auf den neuesten Stand und melde dich einmal ab und wieder an. Klappt es dann noch nicht, wende dich an den Microsoft-Support.
Kosten und Datenschutz
Microsoft To Do kostet laut Microsoft nichts, du brauchst nur ein Microsoft-Konto. Welche anderen Apps gratis sind und wo ihr Gratis-Tarif aufhört, steht bei den kostenlosen To-do-Apps. Zum Datenschutz schreibt Microsoft: To Do läuft über Exchange Online, deine Aufgaben liegen als Aufgaben in deinem Exchange-Online-Postfach, neben Mails, Terminen und Kontakten. Sie sind auf den Servern und auf dem Weg zur App verschlüsselt. Europäische Daten bleiben bei Exchange standardmäßig in der EU. Die Seite spricht von Microsoft-365-Kunden. Ob das genauso für private Microsoft-Konten gilt, sagt sie nicht ausdrücklich. Bei einem Arbeitskonto fragst du am besten deine IT.
Nutzt du eher Gmail als Outlook, ist Google Tasks das Gegenstück von Google. Eine Funktion zum Teilen ganzer Listen haben wir dort nicht gefunden, Aufgaben weist du über Google Chat zu. Alle Apps mit Preisen stehen im Vergleich der To-do-Apps.
Brauchst du keine Synchronisierung und kein Konto, reicht vielleicht eine Liste direkt im Browser. Sie speichert nur auf deinem Gerät.
Häufige Fragen
Ist Microsoft To Do kostenlos? Ja. Laut Microsoft ist To Do mit einem Microsoft-Konto kostenlos.
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft To Do und Planner? To Do ist laut Microsoft für einzelne Aufgaben und Freigabelisten gedacht, also für dich allein oder kleine Runden. Planner ist für Teamarbeit: Aufgaben in Buckets, mit Start- und Fälligkeitsdatum und Benachrichtigung bei Zuweisung.
Warum kann ich einer freigegebenen Liste in Microsoft To Do nicht beitreten? Microsoft nennt zwei Gründe: Die Besitzerin oder der Besitzer hat die Liste gelöscht, bevor du beitreten konntest, oder die Liste gehört einem Arbeits- oder Schulkonto und ist für Personen außerhalb dieser Organisation nicht verfügbar.
Quellen
- Microsoft To Do: Produktseite, Stand 2026-11-07
- Microsoft Support: To Do vs. Planner, Stand 2026-11-07
- Microsoft Support: Verwendung von Project, Planner, To Do oder der Aufgaben-App in Teams, Stand 2026-11-07
- Microsoft Support: Erste Schritte mit Planner in Teams, Stand 2026-11-07
- Microsoft Support: Warum kann ich einer freigegebenen Liste nicht beitreten?, Stand 2026-11-07
- Microsoft Support: Zuordnen von Personen zu Aufgaben (Planner), Stand 2026-11-07
- Microsoft Support: Review data storage and compliance in Microsoft To Do, Stand 2026-11-07
- Microsoft Support: Mit einer Sprachausgabe mit Aufgaben in To Do arbeiten, Stand 2026-11-07