Getting Things Done (GTD) einfach erklärt

Die fünf Schritte von GTD

Allen beschreibt GTD in fünf Schritten. Auf seiner Website heißen sie Capture, Clarify, Organize, Reflect und Engage. In der ersten Ausgabe des Buchs von 2001 hießen sie noch Collect, Process, Organize, Plan und Do. Auf Deutsch:

1. Sammeln. Alles, was dich beschäftigt, kommt in einen Eingangskorb: Zettel, Gedanken, Mails, „müsste mal“. Hauptsache raus aus dem Kopf.
2. Klären. Du nimmst jeden Punkt einzeln in die Hand und fragst: Was ist das? Muss ich etwas tun? Was ist der nächste Schritt?
3. Ordnen. Jeder geklärte Punkt landet auf der richtigen Liste: nächste Schritte, Projekte, Warten auf, Irgendwann, Kalender.
4. Durchsehen. Einmal pro Woche gehst du alle Listen durch, leerst den Eingangskorb und streichst, was sich erledigt hat.
5. Erledigen. Du wählst aus deinen Listen, was jetzt dran ist, je nach Ort, Zeit und Energie.

1. Eingangskorb: Alles, was dich beschäftigt (weiter zu: Klären)
2. Klären: Was ist das? Muss ich etwas tun? Was ist der nächste Schritt? (weiter zu: Ordnen)
3. Ordnen
   • Nächste Schritte
   • Projekte: mehr als einen Schritt
   • Warten auf: Gib es ab
   • Irgendwann
   • Kalender: Hat es einen festen Termin?
   • Wegwerfen: Muss ich überhaupt etwas tun?
   (weiter zu: Wochenrückschau)
4. Wochenrückschau: Einmal pro Woche gehst du alle Listen durch, leerst den Eingangskorb (einmal pro Woche: zurück zu Eingangskorb)

Grafik: todocompass

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Code für deine Website<figure style="margin:0;max-width:720px"><svg xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 720 628" role="img" aria-labelledby="pd-getting-things-done-e-t pd-getting-things-done-e-d" style="display:block;width:100%;height:auto;font-family:inherit"><title id="pd-getting-things-done-e-t">Der Ablauf von Getting Things Done</title><desc id="pd-getting-things-done-e-d">GTD-Ablauf: Alles kommt in den Eingangskorb. Beim Klären fragst du, was es ist und was der nächste Schritt ist. Danach ordnest du jeden Punkt einer Liste zu: nächste Schritte, Projekte, Warten auf, Irgendwann, Kalender oder wegwerfen. In der Wochenrückschau gehst du alle Listen durch und leerst den Eingangskorb, der Pfeil führt zurück zum Anfang.</desc><defs><marker id="pd-getting-things-done-e-pfeil" viewBox="0 0 10 10" refX="9" refY="5" markerWidth="7" markerHeight="7" orient="auto"><path d="M0 0L10 5L0 10z" style="fill:var(--color-primary,currentColor)"/></marker></defs><rect x="24" y="270" width="672" height="192" rx="14" style="fill:none;stroke:var(--color-contour,currentColor);stroke-width:1.5;stroke-dasharray:6 5"/><text x="38" y="289" style="fill:var(--color-primary,currentColor);font-size:13px;font-weight:700">Ordnen</text><path d="M360 94L360 134" marker-end="url(#pd-getting-things-done-e-pfeil)" style="fill:none;stroke:var(--color-primary,currentColor);stroke-width:2"/><path d="M360 230L360 270" marker-end="url(#pd-getting-things-done-e-pfeil)" style="fill:none;stroke:var(--color-primary,currentColor);stroke-width:2"/><path d="M360 462L360 502" marker-end="url(#pd-getting-things-done-e-pfeil)" style="fill:none;stroke:var(--color-primary,currentColor);stroke-width:2"/><path d="M360 598L360 613L711 613L711 17L360 17L360 34" marker-end="url(#pd-getting-things-done-e-pfeil)" style="fill:none;stroke:var(--color-primary,currentColor);stroke-width:2;stroke-dasharray:5 4"/><rect x="235" y="34" width="250" height="60" rx="10" style="fill:var(--color-surface,none);stroke:var(--color-primary,currentColor);stroke-width:2"/><text x="245" y="57" style="fill:var(--color-text,currentColor);font-size:14px;font-weight:700">Eingangskorb</text><text x="245" y="79" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Alles, was dich beschäftigt</text><rect x="235" y="134" width="250" height="96" rx="10" style="fill:var(--color-surface,none);stroke:var(--color-primary,currentColor);stroke-width:2"/><text x="245" y="157" style="fill:var(--color-text,currentColor);font-size:14px;font-weight:700">Klären</text><text x="245" y="179" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Was ist das? Muss ich etwas</text><text x="245" y="197" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">tun? Was ist der nächste</text><text x="245" y="215" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Schritt?</text><rect x="34" y="298" width="206.7" height="60" rx="10" style="fill:var(--color-surface-sunk,none);stroke:var(--color-border,currentColor);stroke-width:1.5"/><text x="44" y="321" style="fill:var(--color-text,currentColor);font-size:14px;font-weight:700">Nächste Schritte</text><rect x="256.7" y="298" width="206.7" height="60" rx="10" style="fill:var(--color-surface-sunk,none);stroke:var(--color-border,currentColor);stroke-width:1.5"/><text x="266.7" y="321" style="fill:var(--color-text,currentColor);font-size:14px;font-weight:700">Projekte</text><text x="266.7" y="343" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">mehr als einen Schritt</text><rect x="479.3" y="298" width="206.7" height="60" rx="10" style="fill:var(--color-surface-sunk,none);stroke:var(--color-border,currentColor);stroke-width:1.5"/><text x="489.3" y="321" style="fill:var(--color-text,currentColor);font-size:14px;font-weight:700">Warten auf</text><text x="489.3" y="343" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Gib es ab</text><rect x="34" y="374" width="206.7" height="78" rx="10" style="fill:var(--color-surface-sunk,none);stroke:var(--color-border,currentColor);stroke-width:1.5"/><text x="44" y="397" style="fill:var(--color-text,currentColor);font-size:14px;font-weight:700">Irgendwann</text><rect x="256.7" y="374" width="206.7" height="78" rx="10" style="fill:var(--color-surface-sunk,none);stroke:var(--color-border,currentColor);stroke-width:1.5"/><text x="266.7" y="397" style="fill:var(--color-text,currentColor);font-size:14px;font-weight:700">Kalender</text><text x="266.7" y="419" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Hat es einen festen</text><text x="266.7" y="437" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Termin?</text><rect x="479.3" y="374" width="206.7" height="78" rx="10" style="fill:var(--color-surface-sunk,none);stroke:var(--color-border,currentColor);stroke-width:1.5"/><text x="489.3" y="397" style="fill:var(--color-text,currentColor);font-size:14px;font-weight:700">Wegwerfen</text><text x="489.3" y="419" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Muss ich überhaupt etwas</text><text x="489.3" y="437" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">tun?</text><rect x="235" y="502" width="250" height="96" rx="10" style="fill:var(--color-surface,none);stroke:var(--color-primary,currentColor);stroke-width:2"/><text x="245" y="525" style="fill:var(--color-text,currentColor);font-size:14px;font-weight:700">Wochenrückschau</text><text x="245" y="547" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Einmal pro Woche gehst du alle</text><text x="245" y="565" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Listen durch, leerst den</text><text x="245" y="583" style="fill:var(--color-muted,currentColor);font-size:13px">Eingangskorb</text><text x="535.5" y="13" text-anchor="middle" style="fill:var(--color-accent-text,currentColor);font-size:12px;font-weight:700;paint-order:stroke;stroke:var(--color-bg,none);stroke-width:4px">einmal pro Woche</text></svg><figcaption><a href="https://todocompass.com/methoden/getting-things-done/">Der Ablauf von Getting Things Done</a> (Quelle: todocompass)</figcaption></figure>

Was tun mit jedem einzelnen Punkt?

Das Herz von GTD ist der zweite Schritt. Für jeden Punkt aus dem Eingangskorb gehst du dieselben Fragen durch, bis klar ist, wohin er gehört. Probier es mit einer Sache aus, die dir gerade im Kopf herumgeht:

Ohne Werkzeug geht es auch so:

• Muss ich überhaupt etwas tun? Wenn nein: wegwerfen, auf die Irgendwann-Liste setzen oder ablegen.
• Braucht es mehr als einen Schritt? Dann ist es ein Projekt. Schreib es auf die Projektliste und notiere den ersten Schritt.
• Dauert der nächste Schritt weniger als zwei Minuten? Dann mach ihn sofort. Das ist die bekannte 2-Minuten-Regel.
• Kann das jemand anders erledigen? Gib es ab und schreib es auf die Liste „Warten auf“.
• Hat es einen festen Termin? Dann in den Kalender, sonst auf die Liste der nächsten Schritte.

Wenn die Liste der nächsten Schritte lang wird, sortiert die Eisenhower-Matrix sie nach wichtig und dringend.

GTD ohne Spezial-App einrichten

Du brauchst für den Anfang nur einen Nachmittag und ein paar Listen. Ein Notizbuch mit Registern reicht genauso wie eine App.

GTD in einem Nachmittag einrichten

• Einen Eingangskorb festlegen (Ablage, Notiz-App oder ein Blatt)
• Alles Offene aufschreiben, auch Kleinkram und vage Ideen
• Fünf Listen anlegen: nächste Schritte, Projekte, Warten auf, Irgendwann, Kalender
• Jeden Punkt einmal durch die Klär-Fragen schicken
• Für jedes Projekt einen ersten konkreten Schritt notieren
• Einen festen Termin pro Woche für die Rückschau eintragen

Wenn du lieber digital arbeitest, brauchst du eine App mit mehreren Listen und einem schnellen Eingang. Eine Auswahl findest du bei unseren To-do-Apps für GTD und anderen Arbeitsweisen.

Die Wochenrückschau

An der wöchentlichen Rückschau hängt nach unserer Einschätzung das ganze System. Ohne sie füllen sich die Listen mit Altlasten, und du vertraust ihnen irgendwann nicht mehr. Plane dir dafür eine feste Stunde pro Woche ein, zum Beispiel Freitagnachmittag. Dann leerst du den Eingangskorb, gehst jede Liste durch, streichst Erledigtes und prüfst, ob jedes Projekt einen nächsten Schritt hat. Für die Aufgaben mit festem Termin kannst du in der Rückschau gleich Zeitblöcke im Kalender setzen.

Was ist belegt?

Eine Studie, die GTD als Ganzes prüft, haben wir nicht gefunden. Der Grundgedanke passt aber zu Versuchen von Masicampo und Baumeister (2011): Unerledigte Ziele lenkten die Teilnehmenden weniger ab, sobald sie einen konkreten Plan dafür aufgeschrieben hatten. Genau das macht GTD mit dem Klär-Schritt, nur für alles auf einmal.

Für wen GTD zu viel ist

GTD kostet Pflege. Fünf Listen, Projekte, eine wöchentliche Rückschau: Wer nur zehn Aufgaben pro Woche hat, steckt schnell mehr Zeit in das System als in die Arbeit. Unsere Empfehlung: Fang mit Sammeln und der 2-Minuten-Regel an. Wenn das trägt, nimm die Listen dazu. Andere, schlankere Wege findest du in der Übersicht der Zeitmanagement-Methoden.